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Value Stream Mapping

El Value Stream Mapping es una de las herramientas con las que más podemos visualizar la situación de los flujos que entregan valor a los clientes.

Se trata de esquematizar los tiempos de espera y los tiempos realmente útiles del flujo. Así, veremos actividades y esperas que quizás sean prescindibles o al menos mejorables con el afán de entregar un servicio más rápido y menos costoso.

Value Stream Mapping básico

Te lo recomiendo hacer con tres elementos:

  •  una pizarra,
  • rotulador
  • post-it cuadrados.

La idea es sencilla, en los post-it escribiremos tareas productivas, que vamos a ir pegando en la pizarra. Con el rotulador, dibujaremos flechas, que nos indiquen la secuencia y sobre la flecha indicaremos el tiempo de espera.

A mí me gusta el ejemplo del flujo de incidencias y peticiones. Con todas sus variantes visualmente vamos a ver dónde mejorar. Utilicemos el mismo caso, como necesito recuperar un archivo de la copia de seguridad. Entendiendo que estamos siempre en la misma organización, examinemos diferentes situaciones, que para algo tenemos una aplicación que nos ayuda a registrar.

<<ejemplo de Value Stream Mapping>>

Imagina que tienes una herramienta donde los usuarios registran las incidencias (Cuando son pocas personas en TI, es una de las soluciones más empleadas), un portal donde registrar o el hecho de utilizar el mail:

Ahora incluyamos las las casuísticas en las que se recoge esa misma situación por teléfono:

Al tener esta visión, podríamos comparar qué es lo que nos interesa y compensar situaciones.

Que es VSM?

VSM es una técnica gráfica que permite visualizar todo un proceso, permite detallar y entender completamente el flujo tanto de información como de materiales necesarios para que un producto o servicio llegue al cliente, con esta técnica se identifican las actividades que no agregan valor al proceso para posteriormente iniciar las actividades necesarias para eliminarlas, VSM es una de las técnicas más utilizadas para establecer planes de mejora siendo muy precisa debido a que enfoca las mejoras en el punto del proceso del cual se obtienen los mejores resultados.

¿Cómo se implementa un VSM?

Proceso de implementacion de un VSM

Para realizar un VSM se deben realizar una serie de pasos de forma sistemática que se describen continuación.

1) Identificar la familia de productos a dibujar

Para identificar una familia de productos se puede utilizar una matriz producto-proceso, teniendo en cuenta que “Una familia de productos son aquellos que comparten tiempos y equipos, cuando pasan a través de los procesos”.

Una vez realizada la matriz debe lucir como la siguiente:

Matriz producto proceso

En esta matriz se identifican 2 familias, las maquinas/equipos u operaciones que pertenecen a cada familia se deben agrupar para iniciar una formación por flujo del producto y poder implementar herramientas como SMED, Kanban, etc. Y sobre todo para poder disminuir el inventario en proceso.

2) Dibujar el estado actual del proceso identificando los inventarios entre operaciones, flujo de material e información.

En esta etapa se debe hacer el levantamiento del VSM actual, el cual muestra el flujo de información y el flujo de producto, generalmente cuando no se ha implementado Lean Manufacturing los mapas que se obtienen se ven como el siguiente ejemplo.

VSM Actual

Ejemplo de VSM Actual

3) Analizar la visión sobre cómo debe ser el estado futuro.

Este pasa es el más complicado de todos ya que requiere de experiencia para poder diseñar el estado futuro en muchas herramientas Lean como Kanban, SMED, Kaizen.

En esta etapa se debe establecer como funcionara el proceso en un plazo corto, se debe analizar y responder las preguntas ¿qué procesos se integran?,¿ cuantos operarios requiere la línea?, ¿cuántos equipos?, ¿qué espacio? y ¿cuánto el stock en proceso?

El Takt Time (TT), se calcula dividiendo el tiempo de apertura menos los tiempos bajos por día entre la cantidad de piezas a producir por día.

El Lead Time (LT) es la suma de todos los tiempos muertos que aparecen en rojo en el ejemplo.

El Contenido de trabajo (WC), es el tiempo en el cual se le imprime valor al producto, es la suma de los tiempos en verde del ejemplo.

La cantidad de operarios requeridos se calcula dividiendo el contenido de trabajo (WC) entre el Tack time (TT).

4) Dibujar el VSM futuro

VSM Futuro

VSM Objetivo o futuro

El propósito del Value-stream Map (VSM) es resaltar las fuentes de desperdicios, por eso la implementación de un esta futuro debe hacerse en un periodo corto de tiempo, la meta es construir procesos que estén vinculados con los clientes, trabajando al Tack time, en flujo continuo y tirados por el cliente (Pull).

En el VSM se debe identificar:

Identificar el proceso cuello de botella
Identificar el donde se desperdician productos
Identificar el donde se desperdician recursos (tanto hombres como maquinas)
y
Definir inventarios Max y min., identificar la causa de estas existencias
Identificar las soluciones adecuadas para eliminarlos.
Identificar cual flujo empujado debería ser jalado y en consecuencia y a cuales les falta el respeto por el FIFO.

5) Plasmar plan de acción e implementar las acciones

Para llegar al estado futuro, se deben hacer cambios los cuales deben estar plasmados en un plan de acción, hacerle seguimiento hasta alcanzar el estado futuro, una vez alcanzado este estado, se inicia el proceso nuevamente para alcanzar la excelencia operacional que tantas empresas persiguen a diario.

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