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Si estas implantando procesos o formas de trabajar, yo lo tendría en cuenta

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La experiencia siempre suele enseñar algo que por mucho que te lo cuenten o leas en los libros, no aparece. Se trata de cómo abordar un cambio de forma de hacer o implantando procesos. Si cogemos de referencia ITIL (Buenas prácticas para Tecnologías de la Información) o si simplemente queremos hacer cambios estructurales organizativos con metodologías Agiles.

  • Es obligatorio contar con el apoyo de la Dirección de la organización. Van a ser los primeros promotores y tienen que creer en los beneficios.
  • Contar con todos para definir la estructura básica del proceso sería lo mejor. Como esto suele ser inviable en la mayoría de los casos, que sean los máximos responsables los que definan y que se contraste con el resto de participantes más adelante.
  • Realiza jornadas de comunicación. No mails. No mensajes en la Intranet. Reunirse con las personas es todavía la forma más óptima de comunicar (informar y recibir feed-back).
  • La perfección en el primer intento es imposible. Así que asúmelo, consigue la primera versión con la estructura básica y sigue trabajando.
  • Hay que tener éxito en los primeros pasos. Frente a la recomendación anterior, tenemos que obtener una versión rápida si, pero que nos de resultados positivos y en plazos cortos.
  • Sin ocultismos. Siempre Transparencia. Aunque no todo el mundo necesitará saber el detalle, cuanto más transparente seamos menos rechazos tendremos en próximos pasos.
  • Un proceso se implanta estando a lo que estas con 50-100 horas de cada participante del grupo. Se trata de una estimación, cada empresa es un mundo, pero si estimas emplear más esfuerzo las personas se van a desanimar.
  • Realiza focus-groups (grupos de 6-7 personas) donde los participantes puedan exponer su perspectiva. En estas sesiones, es muy importante que la Dirección y las personas poco receptivas no asistan. Trata de localizar posibles mejoras, pero sobretodo recoge esas sensaciones que suelen transmitir los de a pie.

En definitiva, por mucho que se quieran cambiar las cosas, es necesario el apoyo total de la Dirección y las sensaciones de los que están en la tarea.

Experiencia reciente

Hace unos días en la implantación de los procesos que estoy desarrollando, realizamos una sesión en la que no participó ningún director. La sesión fue realmente fructífera. Principalmente se les informó, pero parte de los asistentes dieron su punto de vista donde reflejaban las sensaciones. Así, conocemos la realidad de la situación porque mucho más allá de los números que podamos tener, están las percepciones y sensaciones de las personas.

Muchas veces tratamos de formalizar tareas, pero por detrás hay que acordarse de que hay personas y tenemos que ser conscientes de sus inquietudes, para adaptar las tareas y para adaptar a las personas.

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