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Kaizen o como mejorar la forma de hacer tostadas

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Kaizen es una palabra japonesa que viene a significar algo así como pequeños cambios para la mejora y se asocia a lo que conocemos como mejora continua.

En la empresa, se aplicó dentro del sistema de producción de Toyota (TPS o Toyota Production System) hace ya como treinta años. En occidente, se englobaría dentro de lo que conocemos como Lean Thinking o Lean Manufacturing hoy de actualidad en ámbitos no industriales bajo formas como el  Lean IT o el Lean Startup.

El elemento fundamental del Kaizen es la observación directa de cualquier proceso. Una vez asimilado lo que hemos observado, trataremos de tomar medidas para mejorar los problemas detectados. En Kaizen estos problemas se llaman derroches, desperdicios o despilfarro (mudas en japonés).

Las medidas a tomar vendrán dictadas por la intuición y el sentido común debido a su sencillez. Es muy destacable que estas medidas se han de tomar por consenso siendo los propios trabajadores implicados en los procesos parte indispensable en la detección de derroches, en las propuestas de mejora y en la puesta en marcha de las mismas.

Kaizen no busca la mejora mediante la automatización (máquinas) o mediante la innovación. Eso también son mejoras pero exceden el ámbito de Kaizen. Una aplicación de Kaizen serían las cincos eses (5S) una metodología centrada en el puesto de trabajo físico y todo lo que lo rodea.

Estos conceptos un tanto etéreos, están genialmente explicados en un video casero de Bruce Hamilton, un CEO americano, que explica los fundamentos del Kaizen aplicados al proceso de hacer tostadas en su casa. En un estilo sencillo y sumamente instructivo el amigo Bruce nos indica como ir de la situación actual a la situación objetivo.

El proceso a observar es: hacer tostadas.

Requiere de una máquina: la tostadora.

Las herramientas usadas son: cuchillo y un equipo de transporte (el plato).

Existe un cliente: la esposa de Bruce.

El propio Bruce será la persona que ejecuta el proceso y los materiales usados serán dos: el pan de molde y la mantequilla.

Los siete derroches de Kaizen

El amigo Bruce se pone a hacer tostadas como las hace siempre y, a lo largo del proceso, identifica lo que denominaremos “los siete derroches”:

1) Derroche del movimiento.

Bruce se mueve demasiado para hacer las tostadas y esto es debido a que ciertas herramientas, materias y máquinas necesarias en el proceso están demasiado alejadas entre sí. Un hecho tan sencillo como acercar la tostadora al pan reduciría la cantidad de movimiento y mejoraría el proceso.

Dentro de este derroche entraría también el tiempo que pasamos buscando algo. Por ejemplo, Bruce busca en la nevera la mantequilla. Esto es un derroche de movimiento porque mientras buscamos no estamos haciendo nada productivo.

El cliente no te paga por buscar.

2) Derroche de la espera.

Bruce espera a que se haga la tostada de brazos cruzados. De nuevo, esto es un derroche. El cliente no paga por esperar. Debemos preguntarnos para tratar de identificar una mejora si podemos hacer algo mientras estamos esperando.

No sólo hemos de fijarnos si somos nosotros, las personas implicadas en el proceso, quienes esperamos. A veces son los materiales o la información los que quedan en espera.

3) Derroche del transporte.

En el proceso de hacer tostadas no sólo se mueve Bruce sino que muchas veces lleva en su mano el plato vacío, la mantequilla o las tostadas. El transporte interno conlleva un exceso de manipulación, una sobreutilización de mano de obra, transportes y energía. Riesgos o derroches muchas veces innecesarios.

4) Derroche de almacenaje.

Cada vez que estamos almacenando información o materiales en el proceso no le estamos añadiendo valor. Además, el almacenaje intermedio requiere de espacios que quizás estemos ocupando sin necesidad.

5) Derroche de los defectos o sobrantes.

A Bruce le sobra mantequilla en el proceso de hacer dos tostadas para su esposa. De hecho, el mayor defecto de su proceso es que no está teniendo el punto de vista del cliente, su esposa, lo que le lleva a tirar a la basura las dos tostadas que acaba haciendo, al no ser integrales como ella quería.

6) Derroche del proceso o tratamiento.

El propio proceso puede indicarnos que hagamos cosas sin cuestionárnoslas. Por ejemplo, Bruce corta la mantequilla y la unta sobre las tostadas pero la mantequilla está fría, recién sacada de la nevera. Seguro que la actividad de cortar la mantequilla sería más fácil si esa mantequilla estuviese a temperatura ambiente.

Como este detalle no se indica en el proceso Bruce ni se plantea si hay una mejor manera de hacer las cosas.

7) Derroche de la sobreproducción.

Uno de los peores derroches es producir más de lo que necesitamos. Bruce mete cuatro rebanadas en la tostadora cuando su esposa sólo quería una. Le lleva a ello el hecho de que la tostadora admite cuatro rebanadas. Si no escuchamos lo que el cliente quiere podemos caer en la tentación de “maximizar recursos”.

Si producimos algo que no necesitamos ahora (tostadas sobrantes) vamos a tenerlo que mover y eso implica un derroche de transporte (punto 3) y/o vamos a tenerlo que almacenarlo y eso implica un derroche de almacenaje (punto 4).

En todo este proceso Bruce invirtió un tiempo de 4 minutos y 17 segundos.

¿Cómo mejorar un proceso?

Bruce repitió el ejercicio implementando algunas mejoras sencillas (Kaizen):

  • Preguntó primero a su esposa el tipo de tostadas que quería: integrales.
  • Preguntó a su esposa el número de rebanadas: una.
  • Movió la tostadora junto al pan.
  • Metió los platos sucios del fregadero en el lavavajillas mientras esperaba a la tostadora.
  • Limpió la fregadera.
  • La mantequilla estaba fuera de la nevera antes de empezar con lo que estaba a temperatura ambiente: Esto  facilitó el corte y untado y evitó el proceso de búsqueda en la nevera.

Con todas estas mejoras, consiguió hacer todo esto en un tiempo de  2 minutos y 17 segundos.

Conclusiones de Consultor

La mejora continua no va de las cosas que hacemos bien. Va de las cosas que podemos mejorar en nuestro día a día. Cosas simples. Cosas que pueden ser mejoradas a través de nuestra experiencia y sentido común. Eso es Kaizen.

Cualquier proceso, del tipo que sea, es susceptible de ser observado y mejorado.

Podemos aplicar Kaizen a nuestros procesos empresariales o podemos aplicar Kaizen a nuestros procesos personales. En estos últimos tú eres tu cliente.

Escucha a tus clientes y escúchate a ti mismo. Y poco a poco, pequeña mejora a pequeña mejora, verás como tus proceso y tu productividad, tu vida, mejoran aplicando Kaizen.

Os presentamos a Ruben Alzola, que ha escrito esta entrada:


Kaizen by Ruben Alzola - Marca La Diferencia

Rubén Alzola escribe en su blog sobre productividad personal, GTD, comunicación y liderazgo. Aboga por la diferenciación, personal y profesional, como camino único y sin retorno hacia la excelencia. Ha estudiado Ingeniería Informática, Postgrado en Coaching y Liderazgo Organizacional y MBA. Actualmente trabaja como Responsable de UF Centro de Atención a Usuarios.

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“¡Hoy mejor que ayer, mañana mejor que hoy!”

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