Cada año entre finales y principios suele ser hora de hacer balances y previsiones, sobretodo las previsiones financieras que en estos últimos años tanto están cambiando. Junto estas previsiones, deberíamos de ser capaces de actualizar nuestro Plan de Sistemas/Plan Director/Plan de Informática(/Plan de empresa que tenga que ver con los recursos). La cuestión, el problema, suele estar en el contenido y en la generación de tareas ya que en el ámbito técnico, los profesionales suelen ser muy buenos, pero en el ámbito de gestión… En general. No.

Contenido de un Plan Director

Un Plan de Gestión (o Plan de empresa o de Marketing, Financiero y hasta los de Sistemas de Información) requiere tener varios puntos fijos:

  1. Información de entrada obtenida desde el exterior: Estudio del Mercado – Situación del entorno
  2. Información de entrada obtenida internamente: Estado actual – Situación microEntorno
  3. Necesidades a corto – Plan de Acciones para este año
  4. Acciones a largo – Plan de Acciones para años venideros

 Información externa

Plan Director o Plan Empresarial - Entorno

Plan Director – Entorno

Conocer la situación global nos permitirá saber en muchos casos que acciones podemos orientar en nuestra organización. Conocer el estado de los fabricantes y proveedores así como la situación del mercado respecto al negocio de nuestra organización siempre nos permitirá orientar mejor nuestras acciones. La situación global del mercado, nos la pueden dar desde el resto de áreas (marketing, ventas, la propia dirección de la empresa, etc.)  de forma que podamos saber el pronóstico de este año. Respecto a fabricantes y proveedores hay que mantener una relación estrecha y estar atentos a los movimientos. En estos tiempos, los proveedores tienden a cerrar áreas de actividad que nos pueden afectar o puede haber fabricantes que dejen de desarrollar productos que casualidad, sean los que nosotros utilizamos (por ejemplo, Windows XP).

Información interna

Es aquí donde más trabajo hay que hacer ya que información interna tenemos. Y mucha. En principio deberíamos de tener los siguientes inputs:

  • Indicadores: Los indicadores que mantengamos de nuestra actividad:
    • Indicadores del CAU, del tiempo de resolución de peticiones, actividades de proyectos,… todo puede resultar interesante para saber donde podemos mejorar y que necesitamos mantener.
    • Indicadores de los propios sistemas: Los sistemas de monitorización de actividad y/o los propios sistemas suelen mantener un registro de la actividad que nos dará indicadores (ejemplo, la disponibilidad de los sistemas)
    • Indicadores de RRHH, que suelen estar más relacionados con la propia organización del área, pero también resultan imprescindibles.
  • Análisis de Riesgos: Si tenemos implantada la ISO27001 o simplemente mantenemos un Análisis de Riesgos para conocer el estado de la seguridad, deberíamos recoger los riesgos que más nos preocupen para intentar resolverlos.
  • Auditorias: Dentro de la actividad del año, generalmente siempre suele haber alguna auditoría y esta puede ser siempre fuente de recomendaciones. Cuando otros ojos, con otro criterio ven lo que hacemos, posiblemente vean cosas que nosotros, por nuestro día a día no percibamos. Recordar que la auditoría de LOPD deberá ser al menos bianual.
  • Presupuesto: Por último, queda el punto más importante. El presupuesto. Saber que podemos gastar y cuales son los límites de la organización para cada año es vital para definir acciones realistas.

Así podemos desarrollar nuestro DAFO, o si es la revisión de cada año, podremos darle una nueva vuelta:

DAFO Visual Plan Director

DAFO – Plan Director

Necesidades a corto

Con toda la información recopilada y estudiada, el siguiente paso es ver cuales son las acciones que podemos plantear este año. Nunca debería de aparecer como acción en un Plan Director, la intención de mantener las cosas como están. Si los servicios TI funcionan bien y no hace falta nada para mejorarlos (una suposición casi utópica). Estas necesidades a corto se refieren a las que se plantean para el año.

Las necesidades/acciones deberán tener la siguiente información si quieres cumplir con los requisitos de la ISO9001:

  • Descripción
  • Responsable de que se haga
  • Necesidades o presupuesto si hace falta adquirir algo
  • Fecha fin

Ser concreto facilita la vida en estos casos.

Otra opción muy interesante para trabajar a corto, es el uso de los OKR – Objectives Key Results. En vez de pensar en tareas, la idea es pensar en indicadores a corto.

Necesidades a largo

Suele ocurrir, que todas las necesidades detectadas en el Plan Director no se puedan acometer en corto, por lo que no queda de más, identificarlas para futuras revisiones. El claro ejemplo suele ser la adquisición de un nuevo sistema de copias de seguridad (inversión importante si lo queremos hacer bien). Sabemos que lo necesitamos, pero de momento aguantamos con lo que tenemos. Habrá un punto en el que haya que adquirir este sistema y tener para recordarlo no viene mal.

Necesidades del Plan Director de cara a la ISO9001:2015

La nueva versión de la ISO requiere tener coherente el Plan Estratégico con el Sistema de Calidad. He ahí una situación en la que los auditores solicitarán que los indicadores que establezcas se puedan medir y contrastar. Puedes encontrar más recomendaciones para superar una auditoría ISO en el post o con la experiencia propia.